Les niveaux de privilèges dans les espaces collaboratifs
A l’instar des cabinets d’audit, un nombre grandissant d’entreprises a adoptées les espaces collaboratifs comme solution aux questions de travail à distance.Cette tendance est également observée dans le secteur public. En effet de nombreuses institutions, administrations et collectivités territoriales se tournent progressivement vers la mise en place d’outils destinés à améliorer :
- la communication ;
- le partage des ressources ;
- la gestion des connaissances...
Fonctionnement d'une plateforme
Par exemple, en 2004, la Marine Nationale s’est dotée d'un système documentaire central, fondé sur une plate-forme (voir schéma), appelée « plate-forme ECM » de la société Documentum. Cette mutation du système d’information vise à automatiser le traitement et le suivi de tout documents internes ou externes, au format papier ou numérique.
Le système est ainsi partagé par 25.000 utilisateurs, sur l'ensemble des sites. Les équipes peuvent désormais partager à distance la dernière version d'un document, quelque soit leur lieu de travail, et suivre ainsi son processus de validation.
Dans cette optique, la réflexion de Gaël (en réponse à notre premier billet : "Définition") apparaît très intéressante car elle aborde la question de l’accès et de la sécurisation des données dans le workflow en fonction du niveau de responsabilité de l’auditeur concernant par exemple « les retraitements d’informations comptables ou l’accès aux rapports d’audit ».
Tout d’abord, il est intéressant ici de rappeler la définition du workflow. Il s’agit d’un cheminement automatisé ou non, selon des règles fixes ou non, d’informations électroniques ou non, entre des personnes d’un groupe, contribuant à un travail commun.
Dans le cas des espaces collaboratifs, les niveaux de privilèges régissent les échanges de façon malléable, et peuvent donc être variables d’un espace à l’autre. De manière générale, on distingue deux niveaux de privilèges : l’administrateur et l’utilisateur.
L’administrateur : tel un « super Utilisateur », l’administrateur est totalement libre d’agir sur l’espace collaboratif. Généralement initiateur de l’espace collaboratif, il aura la possibilité de gérer les accès (c’est lui qui accorde les identifiants) et les privilèges des autres utilisateurs. Il pourra ainsi classer ses collaborateurs en groupes, lesquels permettront un accès spécifique à l’information et restreindront les privilèges des utilisateurs. Il a les droits de création (d’un dossier, d’une donnée dans l’annuaire commun, activation d’une nouvelle fonctionnalité…), de rectification et de suppression sur l’ensemble des données présentes. Pour gérer l’espace, l’administrateur dispose dans la plupart des cas d’un back-office qui lui est réservé.
Prenons l’exemple d’un espace nommé « E-Stratégie ». Les utilisateurs ayant accès à cet espace sont regroupés par groupe de travail. Chaque groupe aura un accès total en lecture aux dossiers des autres groupes de travail. Cependant, ils n’auront les droits d’écriture que sur leur propre espace.
Les utilisateurs : leur niveau de privilège est moins important que celui de l’administrateur. Ils n’ont accès qu’aux zones qui leur sont accordées et ne peuvent pas changer la structure de l’espace (pas de nouveau dossier, de nouvelle fonctionnalité…). Cependant, dans les zones autorisées, ils disposent des droits d’administration (écriture et suppression) sur leurs données (informations personnelles, documents, agenda personnel, FAQ…) mais ne peuvent pas impacter sur les données des autres utilisateurs parce qu’ils n’auront que des droits de lecture.
Nous vous invitons à consulter notre espace sécurisé sharepoint, pour lequel des niveaux intermédiaires de privilège ont été définis. L’objectif final est de permettre aux auteurs de garantir la véracité de l’information qu’ils publient sur les espaces.
posted by Stéphane et Vincent @ 1:21 PM
2 Comments:
Gaël a dit ""Il existerait donc plusieurs catégories d'outils collaboratifs" pour
lesquels seraient affectés différents niveaux de privilèges. Mais ce qui
m'intéresse de savoir exactement, c'est ce que recouvre précisément le
collaboratif, d'un point de vue organisationnel et d'un point de vue
fonctionnel ?
Il y a plus de deux siècles, Adam Smith soulignait le rôle du travail
collaboratif dans un fameux texte sur la "fabrique d'épingles" : dix
ouvriers travaillant chacun de leur côté ne parviennent pas à produire plus
de 20 épingles par jour et par ouvrier. S'ils se spécialisent chacun dans
une étape de la fabrication, les cadences montent à 4 800 épingles par
ouvrier et par jour. Un travail mieux organisé et plus spécialisé est donc
un multiplicateur de productivité.
C'est là le principe même de la division du travail, une problématique
très ancienne, et d'où découle en ligne directe la nécessité
d'organiser les interactions entre les employés, de les faire collaborer et
coopérer. Toutes les entreprises et organisations de plus d'une personne font
donc nécessairement du travail collaboratif, même si elles n'en ont pas toujours
conscience.
Mais l'entreprise a bien changé depuis l'époque où Adam Smith consignait par
écrit ses observations : ce ne sont plus des épingles mais des informations
qui circulent entre les salariés. Les échanges se sont dématérialisés et
ils gagnent régulièrement en complexité.
Ce qui m'intéresserai donc c'est de bien comprendre et de connaître les
outils qui existent et permettent d'améliorer la collaboration entre les
dirigeants et leurs équipes, en prenant en compte des aspects
organisationnels et fonctionnels, mais aussi stratégiques et financiers...
De nos jours, quel peut être le coût d’un outil collaboratif performant
et administré quotidiennement (par du personnel qualifié) ? Les gains de
productivité sont ils à la hauteur de l’investissement consenti ?"
Stéphane a dit :
Que recouvre exactement le travail collaboratif tant d’un point de vue organisationnel que fonctionnel. Il s’agira ici Gaël d’introduire et de te présenter les différentes catégories d'outils.
L’idéal est de pouvoir concilier à la fois :
* les technologies de traitement du contenu (extraction et traitement des flux d’information internes et externes, indexation, cartographie ..),
* la technologie du portail permettant l’entrée et les accès multidimensionnels aux contenus ;
* et ce que l’on appelle les technologies favorisant la relation collaborative (espaces collaboratifs à proprement parler, groupware, workflow);
* la publication en ligne, les communautés d’intérêt et de pratiques...
Le travail collaboratif s’articule autour de deux axes : la relation individu/collectif et la relation stock/flux, représentant les données archivées par rapport aux données circulantes.
L’analogie avec la problématique que décrivait Adam SMITH il y a deux siècles est en effet intéressante car toutes les entreprises de plus d'une personne font nécessairement du collaboratif, même si elles n'en ont pas toujours conscience.
Aujourd'hui, toutes les entreprises (ou presque) utilisent des outils de travail collaboratif. Certaines se contentent d'améliorer leur communication grâce à l'e-mail, d'autres vont beaucoup plus loin en confiant la supervision et la coordination de leurs projets à un ordinateur.
Le travail collaboratif rassemble une galaxie d'outils plus ou moins efficaces : tout au long de ce blog, nous essaierons de décrire les différents outils pour te donner une vision plus claire.
Il existe quatre grandes familles d'outils de TRAVAIL COLLABORATIF :
> Les outils de communication de base, d’abord : leur rôle est avant tout de faire circuler une information entre deux collègues. On trouve :
- Le mail
- Le chat
- Le tableau blanc
- La visio-conférence
- L'Instant Messaging
> Les outils de travail partagé, ensuite : ils permettent à plusieurs personnes de travailler sur un même document ou sur une même application. (Le traitement de texte Word possède par exemple un outil qui permet d'annoter un texte pour proposer des corrections). Ce sont des outils de collaboration, puisque les différentes personnes qui les utilisent ont le sentiment d'avancer vers un but commun. Ces outils sont relativement peu employés. Leur utilisateurs sont souvent de grosses entreprises, mais de petites structures - comme les cabinets d'avocats - peuvent aussi y trouver un intérêt.
On recense :
- Le partage d'applications (plusieurs personnes travaillent sur le même plan de la future voiture d'un grand constructeur automobile);
- L'édition partagée ;
- Les forums et outils apparentés.
> puis, les outils d'accès au savoir (ou de Knowledge Management) : si un employé a fait l'effort de créer un document, ou de développer une expertise, il peut faire gagner beaucoup de temps à ses collègues : pourquoi créer plusieurs fois le même document - ou développer plusieurs fois la même expertise - lorsqu'on peut les trouver ailleurs dans l'entreprise ? Il faut donc faire en sorte que tous les employés puissent accéder à ces informations. Les entreprises qui y ont recours sont souvent les grosses PME et les Grands Comptes.
On y trouve :
- Les bibliothèques ;
- Les outils de peer to peer ;
- Les portails ;
- La cartographie des compétences ;
- Les annuaires électroniques ;
- Les listes de diffusion ;
- Les FAQ;
- Les WiKi (sortes de portails qui s'enrichissent grâce à la contribution des personnes qui les consultent);
- et les moteurs de recherche.
> Les outils de workflow, enfin : ce sont sans doute les outils les plus spectaculaires. L'intervention du logiciel ne se situe plus au niveau de l'information, de la communication ou de la collaboration, mais au niveau supérieur de la coordination. Les workflows assistent le chef de projet dans le suivi de son projet, et permettent de contrôler et d'accélérer les interactions entre les contributeurs, les relecteurs et la personne chargée de la validation. Ces outils sont essentiellement utilisés par les grands comptes.
Et là on trouve :
- Les outils de synchronisation ;
- Les outils de gestion des tâches
- Les agendas partagés ;
Le travail collaboratif sert donc et avant tout un objectif bien précis : assurer l’efficacité d’organisations fonctionnant de plus en plus en réseau.
Ainsi, les objectifs prioritaires du travail collaboratif sont de faciliter les collaborations dans le cadre d’une gestion en mode projet (67% des entreprises), d’améliorer le fonctionnement inter-services par l’automatisation des processus (49%) et de faciliter le travail à distance et nomade (41%), voire avec les clients (32%) ;
Le 2ème objectif reconnu au travail collaboratif est de fédérer les applications au travers d’une interface unique : le portail (41% des entreprises).
L’organisation de réunions à distance et le partage d’agenda ou de ressources commencent par ailleurs à faire leur apparition.
Mais force est donc de constater que le collaboratif n’en est qu’à ses prémices : bien des entreprises ne sont encore qu’au stade embryonnaire et s’appuient sur des systèmes développés sur la base de solutions de messageries. Elles ont en la matière encore beaucoup de chemin à parcourir…
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