Les niveaux de privilèges dans les espaces collaboratifs
A l’instar des cabinets d’audit, un nombre grandissant d’entreprises a adoptées les espaces collaboratifs comme solution aux questions de travail à distance.
Cette tendance est également observée dans le secteur public. En effet de nombreuses institutions, administrations et collectivités territoriales se tournent progressivement vers la mise en place d’outils destinés à améliorer :
- la communication ;
- le partage des ressources ;
- la gestion des connaissances...
Fonctionnement d'une plateforme
Par exemple, en 2004, la Marine Nationale s’est dotée d'un système documentaire central, fondé sur une plate-forme (voir schéma), appelée « plate-forme ECM » de la société Documentum. Cette mutation du système d’information vise à automatiser le traitement et le suivi de tout documents internes ou externes, au format papier ou numérique.
Le système est ainsi partagé par 25.000 utilisateurs, sur l'ensemble des sites. Les équipes peuvent désormais partager à distance la dernière version d'un document, quelque soit leur lieu de travail, et suivre ainsi son processus de validation.
Dans cette optique, la réflexion de Gaël (en réponse à notre premier billet : "Définition") apparaît très intéressante car elle aborde la question de l’accès et de la sécurisation des données dans le workflow en fonction du niveau de responsabilité de l’auditeur concernant par exemple « les retraitements d’informations comptables ou l’accès aux rapports d’audit ».
Tout d’abord, il est intéressant ici de rappeler la définition du workflow. Il s’agit d’un cheminement automatisé ou non, selon des règles fixes ou non, d’informations électroniques ou non, entre des personnes d’un groupe, contribuant à un travail commun.
Dans le cas des espaces collaboratifs, les niveaux de privilèges régissent les échanges de façon malléable, et peuvent donc être variables d’un espace à l’autre. De manière générale, on distingue deux niveaux de privilèges : l’administrateur et l’utilisateur.
L’administrateur : tel un « super Utilisateur », l’administrateur est totalement libre d’agir sur l’espace collaboratif. Généralement initiateur de l’espace collaboratif, il aura la possibilité de gérer les accès (c’est lui qui accorde les identifiants) et les privilèges des autres utilisateurs. Il pourra ainsi classer ses collaborateurs en groupes, lesquels permettront un accès spécifique à l’information et restreindront les privilèges des utilisateurs. Il a les droits de création (d’un dossier, d’une donnée dans l’annuaire commun, activation d’une nouvelle fonctionnalité…), de rectification et de suppression sur l’ensemble des données présentes. Pour gérer l’espace, l’administrateur dispose dans la plupart des cas d’un back-office qui lui est réservé.
Prenons l’exemple d’un espace nommé « E-Stratégie ». Les utilisateurs ayant accès à cet espace sont regroupés par groupe de travail. Chaque groupe aura un accès total en lecture aux dossiers des autres groupes de travail. Cependant, ils n’auront les droits d’écriture que sur leur propre espace.
Les utilisateurs : leur niveau de privilège est moins important que celui de l’administrateur. Ils n’ont accès qu’aux zones qui leur sont accordées et ne peuvent pas changer la structure de l’espace (pas de nouveau dossier, de nouvelle fonctionnalité…). Cependant, dans les zones autorisées, ils disposent des droits d’administration (écriture et suppression) sur leurs données (informations personnelles, documents, agenda personnel, FAQ…) mais ne peuvent pas impacter sur les données des autres utilisateurs parce qu’ils n’auront que des droits de lecture.
Nous vous invitons à consulter notre espace sécurisé sharepoint, pour lequel des niveaux intermédiaires de privilège ont été définis. L’objectif final est de permettre aux auteurs de garantir la véracité de l’information qu’ils publient sur les espaces.
